Warum ich mein IT-Geschäft auf KI umstelle — und was ich dabei lerne

Im Sommer 2024 saß ich an einem Donnerstagabend gegen 22 Uhr im Büro und habe E-Mails sortiert. Anfragen, Rechnungen, Newsletter, zwei verzweifelte Anrufmitschnitte, die ich nicht zurückrufen konnte, weil ich tagsüber auf der Baustelle war. Mir wurde klar: Ich verkaufe seit zehn Jahren Effizienz an Handwerksbetriebe — und mein eigener Laden ertrinkt im Routine-Kleinzeug.

Drei Wochen später habe ich angefangen, n8n auf meinem Hetzner-Server zu installieren. Heute, gut ein Jahr später, läuft bei Kowol-Service eine ganze Reihe von KI-Workflows produktiv — und der Pivot Richtung KI-Automatisierungsagentur ist beschlossen. Ich will an dieser Stelle offen erzählen, warum ich das mache, was bisher funktioniert hat und wo ich noch hänge.

Was war der Auslöser?

Es war kein Eureka-Moment. Es war Erschöpfung, ehrlich gesagt. Ich habe gemerkt:

• Mein klassisches IT-Service-Geschäft (Webseiten, Netzwerk, Smart Home, 3D-Visualisierungen) ist gut gelaufen, aber projektbasiert. Jeder neue Auftrag hieß: wieder von vorn. Akquise, Angebot, Umsetzung, Rechnung, nächster.
• Dauerhafte Einnahmen kamen vor allem aus Wartungsverträgen — die machten aber nur einen kleinen Teil aus.
• Gleichzeitig habe ich seit Anfang 2024 mit den damals neuen Sprachmodellen experimentiert. Claude, später n8n, dann Vapi. Mir war schnell klar: Das ist nicht das nächste Hype-Tool. Das ist die nächste Generation an Werkzeug.

Vor allem aber: Wenn ich in einen Sanitärbetrieb gefahren bin, um einen WLAN-Repeater zu tauschen, habe ich oft gesehen, wie der Chef am Tresen versucht hat, gleichzeitig Telefon, E-Mails und einen Lehrling zu koordinieren. Und ich wusste: Drei dieser fünf Routinen könnte ich automatisieren. Aber ich habe es nie angeboten — weil es nicht zu meinem damaligen Geschäftsmodell gehörte.

Das ist jetzt anders.

Was läuft bei mir produktiv?

Damit du eine Vorstellung hast: Bei Kowol-Service laufen aktuell folgende Automatisierungen — alle self-hosted, alle DSGVO-konform.

• E-Mail-Triage: Jede eingehende E-Mail wird automatisch klassifiziert: Anfrage / Bestandskunde / Rechnung / Newsletter / Spam. Bei Anfragen entwirft Claude einen ersten Antwort-Vorschlag, den ich nur noch durchgehe und freigebe. Spart mir geschätzt 6 Stunden pro Woche.
• Telefonbot (außerhalb Öffnungszeiten): Wer mich nach 18 Uhr oder am Wochenende anruft, kommt nicht mehr auf die Mailbox, sondern an einen Bot, der das Anliegen aufnimmt, einen Termin vorschlägt (per Cal.com) und mir eine strukturierte Mitschrift schickt. Wichtig: Der Bot stellt sich klar als KI vor — Artikel 50 EU AI Act lässt grüßen.
• Angebotsentwürfe aus Sprachnotizen: Auf der Baustelle nehme ich kurz auf, was gemacht werden muss. Der Workflow transkribiert, formatiert nach meinem Standard, kalkuliert anhand meiner Preisliste und schickt mir den Entwurf als PDF auf das Handy. Ich kürze noch, gebe frei, raus geht’s.
• Newsletter-Filter: Klingt banal, ist Gold wert: Ein Workflow archiviert automatisch alle Newsletter und schickt mir Freitagvormittag eine 5-Minuten-Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte.

Macht das Sinn als Produkt für andere? Definitiv. Die ersten zwei Bestandskunden — eine Steuerkanzlei in Ulm, ein Sanitärbetrieb in Aalen — haben mich gefragt, ob ich das bei ihnen auch einbauen kann. Daraus ist mein erstes Pilot-Paket entstanden.

Was funktioniert nicht?

Damit es nicht zu nach Werbeprospekt klingt — hier die ehrlichen Stolpersteine:

• Vapi.ai habe ich nach drei Monaten abgeschaltet. Tolles Produkt, aber die Datenschutzlage in den USA und die fehlende EU-Hosting-Option waren auf Dauer nicht haltbar. Ich teste jetzt Retell AI in der EU-Variante und parallel TENIOS aus Bonn. Was den Zuschlag bekommt, schreibe ich in einem separaten Artikel.
• n8n auf Coolify hat Lernkurve. Coolify ist großartig, aber die Doku ist noch dünn, und für komplexe Setups (PostgreSQL, Traefik, Backup) muss man sich durchgraben. Ich plane, hier eine eigene Anleitung für andere Solopreneure zu schreiben.
• Kund:innen-Erwartungsmanagement: Beim ersten Termin haben einige Bestandskunden gehofft, ich könne ihnen “ChatGPT für den ganzen Laden” einbauen. Geht nicht. KI funktioniert in klar abgegrenzten Workflows mit definierter Eingabe und definierter Ausgabe. Diese Erwartungsklärung kostet jedes Mal 15 Minuten am Anfang — und ist Pflicht.

Wohin ich will

Im Strategiepapier steht: 12–16 Wochen, drei zahlende Abo-Kunden, 2.000–5.000 € MRR netto. Aktuell bin ich bei einem Pilot-Kunden in Aalen (Sanitär), einer im Aufsetzen (Steuer Ulm), Gespräche laufen mit einem Hotel auf der Schwäbischen Alb und einer Tischlerei in Heidenheim.

Realistisch glaube ich: Drei zahlende Kund:innen bis Ende Q1 2026 sind machbar. Sechs bis Mitte 2026 — mit etwas Glück. Ein Mitarbeiter dazu — frühestens Q4 2026.

Was ich anderen Solopreneuren mitgeben würde

• Mach es bei dir selbst. Erst dein Betrieb, dann der Verkauf. Sonst klingst du wie jeder andere LinkedIn-KI-Berater, und das durchschauen Mittelständler in zwei Minuten.
• DSGVO ernst nehmen. Im Mittelstand ist das das erste Argument. AVV, Hosting in der EU, dokumentierte Löschfristen. Wer das nicht hat, gewinnt keinen Mittelstandskunden mehr.
• Festpreise. “Day-Rate” ist im KMU-Umfeld ein rotes Tuch. Pakete mit klaren Leistungen und festen Preisen — das ist die Sprache, in der man hier spricht.
• Werde regional. Du musst nicht weltweit sein. Du musst in deinem Landkreis verstanden werden. Vor-Ort-Termine, persönlich erreichbar, regionale Beispiele — das schlägt jede Stuttgart-Agentur.

Wenn du das hier liest und selbst gerade einen Pivot überlegst — meld dich gerne. Ich rede mit anderen, die in dieselbe Richtung gehen, mit Vergnügen. Schreib mir an hallo@kowol-service.de oder ruf an.

Im nächsten Artikel: Vapi vs. Retell — was DSGVO im Telefonbot-Geschäft wirklich heißt.